Sådan får du din første medarbejder på lønningslisten

Du får din første medarbejder på lønningslisten i fem skridt: registrér virksomheden som arbejdsgiver på virk.dk, lav en skriftlig ansættelseskontrakt, hent medarbejderens skattekort elektronisk, tegn arbejdsskadeforsikringen og kør den første løn med indberetning til eIndkomst. Selve registreringen tager et kvarter. Det er ikke den svære del.

Det svære er, hvad der følger med. Fra den dag du udbetaler løn, er du indeholdelsespligtig. Du trækker A-skat og AM-bidrag af lønnen, før pengene forlader kontoen, og du hæfter selv for beløbet, hvis du trækker for lidt. Kildeskatteloven siger det lige ud: undlader du at indeholde skatten, er du over for det offentlige umiddelbart ansvarlig for det manglende beløb, medmindre du kan godtgøre, at der ikke er udvist forsømmelighed fra din side.

Herunder får du rækkefølgen: fra det øjeblik, du siger ja til kandidaten, til den første løn er indberettet.

Registrér virksomheden som arbejdsgiver

Registreringen sker på virk.dk og lægger sig oven på det CVR-nummer, du allerede har. Du oplyser, hvornår du forventer at udbetale den første løn, og hvor mange ansatte du regner med.

Fristen bliver ofte misforstået. Efter kildeskattebekendtgørelsen skal enhver, der er indeholdelsespligtig, tilmelde sig registrering inden 8 dage efter, at indeholdelsespligten er indtrådt. De samme 8 dage gælder ved ændringer, herunder når du på et tidspunkt holder op med at have ansatte. Det sidste bliver glemt lige så tit som det første.

Når registreringen er gået igennem, kan du hente virksomhedens registreringsbevis i TastSelv Erhverv under Profil- og kontaktoplysninger. Det er dér, du kan se, hvilke frister din virksomhed er registreret med, og de er ikke ens for alle.

Ansættelseskontrakten skal være skriftlig, og den skal komme hurtigt

Lov om ansættelsesbeviser og visse arbejdsvilkår gælder for alle lønmodtagere, hvis forudbestemte eller faktiske arbejdstid udgør mere end gennemsnitligt tre timer om ugen målt over fire sammenhængende uger. Det er en lav grænse. En studentermedhjælper på én eftermiddag om ugen er omfattet.

Oplysningerne skal gives skriftligt, og der er to frister at holde styr på:

• Senest 7 kalenderdage efter at ansættelsen er begyndt: parternes navn og adresse, arbejdsstedet, beskrivelsen af arbejdet eller titlen, startdatoen, en eventuel tidsbegrænsning, vilkårene for en eventuel prøvetid, lønnen og udbetalingsterminerne samt den normale arbejdstid.
• Senest 1 måned efter: opsigelsesvarsler, varigheden af betalt fravær, ret til uddannelse, hvilke overenskomster der gælder, og hvem der modtager de sociale bidrag.

Syv dage lyder af meget, indtil den første uge går med oplæring og en kunde, der ringer. Skriv kontrakten færdig, inden medarbejderen møder ind, så er begge frister overholdt på dag ét. Ændrer et vilkår sig senere, skal medarbejderen have skriftlig besked senest den dag, ændringen træder i kraft.

Kontrakten er ikke en formalitet, du kan springe over. En lønmodtager, hvis rettigheder efter oplysningspligten er krænket, kan tilkendes en godtgørelse på op til 13 ugers løn og op til 20 ugers løn, hvis der foreligger skærpende omstændigheder. Er manglen undskyldelig og uden konkret betydning for ansættelsesforholdet, kan godtgørelsen dog højst udgøre 1.000 kr.

A-skat og AM-bidrag trækker du, før du udbetaler

Løn er A-indkomst, og i forbindelse med enhver udbetaling af A-indkomst skal du indeholde foreløbig skat i beløbet. Der er to træk.

AM-bidraget udgør 8 procent af grundlaget og trækkes først. Ansætter du en ung, er der en undtagelse: til og med det indkomstår, hvor medarbejderen fylder 17 år, er bidraget 0 procent. A-skatten beregnes derefter med den trækprocent og det fradrag, der står på medarbejderens skattekort. Skattekortet skal du ikke bede medarbejderen om. Du henter det elektronisk hos Skattestyrelsen som e-skattekort, og lønsystemet gør det automatisk, når personen er oprettet.

Har du hverken skattekort, bikort eller frikort, skal der indeholdes 55 procent af den udbetalte A-indkomst uden fradrag. Det er ikke en bøde, det er lovens standard, men det er en dårlig første lønseddel at give en ny medarbejder. Opret personen i god tid, så kortet er hentet, inden du kører løn.

ATP, feriepenge, barsel og erhvervssygdomme

Oven på skatten kommer en række bidrag, der ikke er skat, men som følger af, at du har en ansat.

• ATP. Lønmodtagere, der er fyldt 16 år og er beskæftiget her i landet, er medlemmer af Arbejdsmarkedets Tillægspension. Bidraget deles, så arbejdsgiveren betaler to tredjedele og medarbejderen en tredjedel. Er medarbejderen ikke fuldtidsbeskæftiget, betales der to tredjedele, en tredjedel eller intet bidrag, afhængigt af beskæftigelsens omfang. Selve årsbidraget fastsættes af ATP’s bestyrelse, så tjek den aktuelle sats, når du opretter medarbejderen i lønsystemet.
• Feriepenge. Ferieåret løber fra 1. september til 31. august, og medarbejderen optjener ret til fem ugers betalt ferie med 2,08 dage for hver måneds ansættelse. Er medarbejderen ansat månedsvis eller for længere tid og har ret til fuld løn på søgnehelligdage og sygedage, får medarbejderen løn under ferie plus et ferietillæg på 1 procent af lønnen. Alle andre får feriegodtgørelse på 12,5 procent af lønnen.
• Barsel.dk. Alle arbejdsgivere indbetaler et bidrag pr. ansat lønmodtager til barselsudligningsordningen, medmindre medarbejderen er dækket af en godkendt decentral ordning via overenskomst. Til gengæld kan du få refusion, når en medarbejder er på barsel med løn.
• AES. Arbejdsmarkedets Erhvervssikring dækker erhvervssygdomme. Bidraget beregnes kvartalsvis ud fra de ATP-bidrag, du har indberettet, omregnet til fuldtidsstillinger og ganget med satsen for din branche. En kontorarbejdsplads koster derfor ikke det samme som et stillads.

Du skal ikke regne bidragene ud i hånden. De bliver opkrævet, og et lønsystem holder styr på dem. Men de skal med i regnestykket, når du beslutter, hvad medarbejderen må koste. Tallet på kontrakten er ikke den samlede udgift.

Arbejdsskadeforsikring er en pligt, ikke en anbefaling

Det er det punkt, der oftest bliver glemt, og det er samtidig det dyreste at glemme.

Enhver arbejdsgiver, som i sin tjeneste beskæftiger ansatte, har sikringspligt efter arbejdsskadesikringsloven. Pligten opfyldes på to måder samtidig: du tegner en forsikring mod følgerne af arbejdsulykker hos et forsikringsselskab, og du tilslutter dig Arbejdsmarkedets Erhvervssikring mod følgerne af erhvervssygdomme. Det er ikke enten-eller, og den ene dækker ikke den anden.

Er forsikringen ikke tegnet, når ulykken sker, lægger Arbejdsmarkedets Erhvervssikring ud for udgifterne og sender bagefter regningen til dig. Du skal refundere beløbet, medmindre der har foreligget så undskyldende omstændigheder, at du helt eller delvis bliver fritaget. Oveni skal du betale et beløb svarende til den præmie, du skulle have betalt til et forsikringsselskab.

Forsikringen skal altså være på plads, før medarbejderen møder ind første dag. Ikke i løbet af den første måned.

Den første lønkørsel og fristen bagefter

Lønnen udbetales på den dato, der står i kontrakten. Det er den nemme del. Det, der binder dig til en kalender, er indberetningen til eIndkomst.

Hovedreglen er, at indberetningen skal foretages senest den 10. i måneden efter udløbet af den kalendermåned, oplysningerne vedrører. I januar er fristen den 17. januar. Falder fristen på en lørdag, søndag eller helligdag, rykkes den til den følgende hverdag. Store virksomheder, der er omfattet af reglerne om fremrykket afregning, skal indberette allerede den sidste hverdag i den måned, oplysningerne vedrører. Som ny arbejdsgiver med én ansat er du ikke i den kategori.

Indberetningen er ikke bare en kopi af lønsedlen. Den indeholder løn, AM-bidrag, A-skat, ansættelsesperiode og timetal, og oplysningerne lander i indkomstregisteret, hvor blandt andre kommuner, statslige myndigheder og a-kasser har adgang. Derfor rammer en fejl langt bredere end din egen bogføring. Medarbejderens dagpenge, boligstøtte og forskudsopgørelse hviler på de samme tal.

Det går sjældent galt med pengene, men med indberetningen

Nye arbejdsgivere husker at betale. Lønnen står på medarbejderens konto den 25., og skatten er trukket. Det, der bliver glemt, er, at udbetalingen og indberetningen er to forskellige handlinger, og at fristen gælder indberetningen. De fire klassiske fejl er:

1. Løn udbetalt uden indberetning. Sker næsten altid i en måned, hvor lønnen blev kørt manuelt, fordi der var noget særligt: en bonus, en fratrædelse, en enkelt vikar i en travl uge.
2. Medarbejderen oprettet for sent. E-skattekortet når ikke at blive hentet, og der bliver trukket 55 procent af en løn, der skulle have været beskattet efter et almindeligt skattekort.
3. Kontrakten skrevet bagefter. Når papiret først bliver lavet i uge tre, er 7-dagesfristen allerede overskredet, og det kan ikke repareres bagudrettet.
4. Ændringer meldt for sent. Stopper den eneste medarbejder, skal ophøret meldes inden 8 dage. Ellers står virksomheden fortsat registreret som arbejdsgiver.

Ingen af delene er en katastrofe i sig selv. De bliver det, når de først bliver opdaget et halvt år senere, hvor rettelserne rammer flere perioder på én gang.

Sådan kommer du godt fra start

Den første ansættelse er billig at gøre rigtigt og dyr at rette op på. Tag punkterne i rækkefølge: registrering, kontrakt, forsikring, lønsystem. Lad den første lønkørsel være noget, du sætter tid af til, ikke noget, du klarer på vej ud ad døren den 24.

Hos RevisorPro kan du lade os stå for udarbejdelse af løn, så lønseddel, indberetning til eIndkomst og bidragene til ATP og barselsudligning kører hver måned, uden at du skal holde øje med fristerne. Skal du samtidig tage stilling til, hvordan du selv aflønnes som ejer, hører det spørgsmål hjemme i en samtale om skatterådgivning frem for i lønsystemet. Du får en fast kontaktperson, vi arbejder digitalt i hele landet, og du kan se vores faste priser, inden du beslutter dig.