Sådan indberetter du årsrapporten

Du indberetter årsrapporten digitalt på Virk, og du gør det først, når generalforsamlingen har godkendt den. Årsrapporten skal være modtaget hos Erhvervsstyrelsen senest seks måneder efter regnskabsårets afslutning. Følger regnskabsåret kalenderåret, er fristen altså den 30. juni. Og der kan ikke dispenseres fra den.

Selve indberetningen er den korte del. Det tunge ligger før: bogføringen skal være afsluttet og afstemt, regnskabet skal stilles op efter reglerne for den regnskabsklasse, selskabet hører under, ledelsen skal skrive under, og generalforsamlingen skal godkende. Rækkefølgen kan ikke byttes om.

Og så er der den forveksling, der er værd at få ryddet af vejen med det samme: årsrapporten til Erhvervsstyrelsen og oplysningsskemaet til Skattestyrelsen er to forskellige indberetninger til to forskellige myndigheder. Den ene erstatter ikke den anden.

Hvad årsrapporten skal indeholde

Anpartsselskaber, aktieselskaber og partnerselskaber har pligt til at aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven. Er selskabet lille, sker det efter reglerne for regnskabsklasse B. Og selskabet er lille, så længe det i to regnskabsår i træk ikke overskrider to af disse tre grænser:

• en balancesum på 55 mio. kr.
• en nettoomsætning på 111 mio. kr.
• et gennemsnit på 50 heltidsbeskæftigede i løbet af regnskabsåret

Grænserne er høje, så klasse B dækker langt mere end de helt små selskaber. Årsregnskabsloven nævner fem dele, som årsrapporten i det mindste skal bestå af:

• Ledelsespåtegning. Alle medlemmer af de ansvarlige ledelsesorganer skriver under og erklærer, om årsrapporten er aflagt efter lovens krav, og om den giver et retvisende billede af aktiver, passiver, finansiel stilling og resultat.
• Balance. Aktiver, forpligtelser og egenkapital på balancedagen, opstillet i det skema, loven foreskriver.
• Resultatopgørelse. Årets indtægter og omkostninger, også i skemaform.
• Noter, herunder en redegørelse for anvendt regnskabspraksis: hvilken regnskabsklasse årsrapporten er aflagt efter, og hvordan posterne er indregnet og målt.
• Ledelsesberetning. Den skal beskrive selskabets væsentligste aktiviteter og redegøre for væsentlige ændringer i aktiviteterne og i de økonomiske forhold.

Er der afgivet en revisionspåtegning eller en anden erklæring til årsrapporten, skal den indgå i dokumentet. Hvilken erklæring der er den rigtige, afhænger af selskabets størrelse og af, om revisionen er fravalgt. Det spørgsmål hører hjemme i en samtale om revisorerklæringer, ikke i selve indberetningen.

Hvis ledelsen kun består af én person

Er der kun ét medlem af det ansvarlige ledelsesorgan på det tidspunkt, hvor årsrapporten godkendes, må ledelsespåtegningen udelades. Så gælder selve indberetningen i Erhvervsstyrelsens digitale løsning som dokumentation for, at ledelsesmedlemmet har godkendt årsrapporten. De erklæringer, der ellers stod i påtegningen, for eksempel om at betingelserne for at fravælge revision er opfyldt, skal i stedet gives i ledelsesberetningen.

Mikrovirksomheder må udelade nogle af noterne

En mikrovirksomhed er et selskab i klasse B, som i to regnskabsår i træk ikke overskrider to af følgende: en balancesum på 3,5 mio. kr., en nettoomsætning på 7 mio. kr. og 10 heltidsbeskæftigede i gennemsnit. Størrelsen er dog ikke nok i sig selv. Blandt andet holdingselskaber, der udøver betydelig indflydelse på et datterselskab, og selskaber med afledte finansielle instrumenter er afskåret fra undtagelserne, uanset hvor små de er. Falder selskabet uden for de grupper, kan det undlade at oplyse anvendt regnskabspraksis, det gennemsnitlige antal heltidsbeskæftigede, gæld der forfalder mere end fem år efter balancetidspunktet, og visse særlige poster. Bruger du en eller flere af undtagelserne, skal det fremgå af noterne.

Generalforsamlingen skal godkende, før du indberetter

Årsrapporten skal godkendes på den ordinære generalforsamling. Det er ét af de punkter, generalforsamlingen skal træffe afgørelse om, sammen med anvendelsen af årets overskud eller dækningen af underskuddet og med en eventuel ændring af beslutningen om revision af de kommende regnskaber.

Loven sætter ingen selvstændig dato for mødet. Den binder det til indsendelsesfristen: generalforsamlingen skal holdes i så god tid, at den godkendte årsrapport kan nå at være modtaget hos Erhvervsstyrelsen inden fristens udløb. Årsrapporten skal desuden fremlægges på mødet. I et selskab med én ejer og én direktør er generalforsamlingen ofte overstået på få minutter, men den skal holdes.

Dirigenten bekræfter med sin underskrift på årsrapporten, at ledelsen har godkendt den, og at den har været fremlagt og er godkendt på generalforsamlingen. Indberetter du digitalt, kræver Erhvervsstyrelsen ikke, at de fysiske underskrifter gengives i dokumentet. Til gengæld står den, der indberetter, inde for, at årsrapporten som minimum er underskrevet af dirigenten og en eventuel revisor. Ledelsen har ansvaret for, at selskabet gemmer et eksemplar, som alle ledelsesmedlemmer har skrevet under på.

Sådan indberetter du på Virk

Selskaber med indberetningspligt skal sende årsrapporten via Virk. Erhvervsstyrelsen stiller to løsninger til rådighed:

• Regnskab Basis til mindre virksomheder i regnskabsklasse B.
• Regnskab Special til virksomheder i alle regnskabsklasser og til dem, der udarbejder koncernregnskab.

Selve forløbet er delt i to besøg, fordi generalforsamlingen ligger imellem:

1. Log ind på Virk med MitID Erhverv eller privat MitID, og åbn løsningen.
2. Indtast eller indlæs tal og tekster fra bogføringen, og dan årsrapporten.
3. Få den godkendt og underskrevet på generalforsamlingen.
4. Log ind igen, hent kladden, og indberet den godkendte årsrapport.
5. Gem kvitteringen og det underskrevne eksemplar.

Samtidig med indberetningen skal du oplyse navn og cvr-nummer på udbyderen af det digitale bogføringssystem, selskabet har brugt i regnskabsåret. Bruger du et system, der ikke er registreret hos Erhvervsstyrelsen, skal du oplyse hvilket. Oplysningerne bliver ikke offentliggjort, men de skal med, og de er en god grund til at have bogføringen i et system, der lever op til bogføringsloven, frem for i et regneark.

Når årsrapporten er modtaget, får indsenderen automatisk en kvittering på mail. Læg mærke til, hvad kvitteringen ikke er: den bekræfter modtagelsen, ikke at årsrapporten opfylder årsregnskabslovens krav. Finder Erhvervsstyrelsen ved en stikprøvekontrol væsentlige fejl eller mangler, får selskabet en frist til at rette op, og indsendelsespligten er først opfyldt, når det indsendte er modtaget i behørig stand.

Fristen er seks måneder, og der dispenseres ikke

Årsrapporten skal indsendes uden ugrundet ophold, efter at den er godkendt, og den skal være modtaget hos Erhvervsstyrelsen senest seks måneder efter regnskabsårets afslutning. Det afgørende er modtagelsestidspunktet, ikke afsendelsestidspunktet. Kommer den frem dagen efter, er fristen overskredet, og der er ingen kulance på den ene dag.

Slutter regnskabsåret den 31. december, er fristen den 30. juni. Slutter det den 30. juni, er fristen den 31. december. Erhvervsstyrelsen har ingen hjemmel til at udsætte fristen, og det er ledelsens ansvar at tilrettelægge arbejdet, så både godkendelse, eventuel revision og indberetning kan nås inden for det halve år.

Kommer årsrapporten ikke frem i tide, sender Erhvervsstyrelsen et påkravsbrev til selskabets digitale postkasse. Brevet giver 8 hverdage til at nå det, og efter 4 uger kan sagen sendes videre til skifteretten. Overskrides de 8 hverdage, rammer afgiften hvert enkelt ledelsesmedlem personligt, ikke selskabet. Hele forløbet står i artiklen om for sen årsrapport.

Årsrapporten bliver offentlig, når den er indsendt

Erhvervsstyrelsen bekendtgør straks, at årsrapporten er modtaget, og dokumenterne er offentligt tilgængelige. Der er ingen ventetid og intet filter. Banken, kunderne, leverandørerne og konkurrenterne kan læse den.

Det er værd at tænke på, allerede mens regnskabet bliver stillet op. Noterne og ledelsesberetningen er også det billede, omverdenen får af selskabet. En årsrapport, der er skrevet, som om ingen læser den, bliver læst alligevel.

Du kan heller ikke bare fortryde bagefter. Har Erhvervsstyrelsen først bekendtgjort, at en årsrapport er offentligt tilgængelig, kan den ikke uden videre omgøres med en ny. Det kræver styrelsens tilladelse. Læs korrektur, inden du trykker på knappen, ikke bagefter.

Oplysningsskemaet til Skattestyrelsen er en anden opgave

Årsrapporten til Erhvervsstyrelsen fortæller ikke Skattestyrelsen noget. Selskabet skal derudover indberette et oplysningsskema med den skattepligtige indkomst, og det er en selvstændig pligt med sin egen lov og sin egen frist. Det regnskabsmæssige resultat og den skattepligtige indkomst er sjældent det samme tal, og det er i afstanden mellem dem, at skatterådgivning gør en forskel.

For selskaber er fristen seks måneder efter indkomstårets udløb. Udløber indkomståret i perioden fra og med den 1. marts til og med den 31. marts, skal oplysningerne dog gives senest den 1. september samme år. Udløber fristen dagen før eller på en lørdag, søndag eller helligdag, er du rettidig, hvis du indberetter senest den førstkommende hverdag kl. 9.00. Driver du personlig virksomhed i stedet for et selskab, er fristen den 1. juli i året efter indkomstårets udløb.

For et selskab med kalenderårsregnskab lander de to frister på samme dato: den 30. juni. To indberetninger, to myndigheder, én dag. Det er præcis derfor, de bliver forvekslet. Og det er derfor, den ene bliver glemt. Bliver oplysningsskemaet ikke indberettet til tiden, pålægger Skattestyrelsen et skattetillæg for hver dag, fristen overskrides, dog kun op til et loft. Både dagsbeløbet og loftet står fast i skattekontrolloven, så slå dem op hos Skattestyrelsen, før du regner på beløbet. Indkomsten kan i sidste ende ansættes skønsmæssigt.

Sådan når du fristen uden tidspres

Et halvt år lyder af meget. I praksis forsvinder månederne hurtigt, fordi arbejdet ikke kan begynde, før bogføringen er færdig og afstemt, og fordi generalforsamlingen skal nå at ligge inden indberetningen. Går du i gang i maj med et regnskab, der skal være inde den 30. juni, er der ingen luft, hvis der mangler bilag, eller en afstemning driller.

Det, der virker, er kedeligt og enkelt: hold bogføringen ajour hen over året, afstem bank og konti løbende, og læg datoen for generalforsamlingen fast i god tid. Så bliver årsregnskabet en opstilling af tal, der allerede passer, og ikke en oprydning under tidspres.

Vil du helst ikke have opgaven på dit eget bord, laver vi den for dig. Hos RevisorPro får du en fast kontaktperson, der kender selskabet fra bogføringen til indberetningen, og vi arbejder digitalt i hele landet, så det kan klares over Teams eller Zoom. Vores priser ligger fast, og du kan se dem, inden du beslutter dig.