Feriepenge: hvad skal du som arbejdsgiver?

Som arbejdsgiver har du tre opgaver, når det gælder ferie. Du skal sætte feriepenge til side for hver lønperiode, du skal indberette dem, og du skal sikre, at medarbejderen rent faktisk kan holde ferien. Hvordan pengene håndteres, afhænger af én ting: om medarbejderen får løn under ferie eller feriegodtgørelse. Medarbejdere, der er ansat månedsvis og har ret til fuld løn på sygedage og søgnehelligdage, får deres sædvanlige løn, mens de holder ferie, plus et ferietillæg på 1 % af lønnen. Alle andre, typisk timelønnede, får feriegodtgørelse på 12,5 % af lønnen, som du indberetter til indkomstregisteret og betaler til FerieKonto.

Ferien optjenes i ferieåret, der løber fra 1. september til 31. august. Den kan holdes måneden efter, den er optjent, og helt frem til 31. december året efter. En medarbejder optjener 2,08 dages betalt ferie for hver måneds ansættelse, altså fem ugers ferie på et fuldt år.

Det er hovedreglerne. Resten handler om det, der driller i praksis: fristerne, forskellen på de to betalingsmodeller, hvad du gør, når nogen siger op, og hvad der sker med ferie, ingen nåede at holde.

Samtidighedsferie: optjening og afholdelse følges ad

Den 1. september 2020 trådte den nye ferielov i kraft, og siden har Danmark haft samtidighedsferie. Ordet dækker over noget ret enkelt: medarbejderen kan holde ferien næsten samtidig med, at den bliver optjent, i stedet for at vente til året efter.

To perioder styrer det hele, og de er ikke lige lange:

• Ferieåret går fra 1. september til 31. august. Det er her, ferien optjenes med 2,08 dage for hver måneds ansættelse, uanset om medarbejderen arbejder 37 timer eller 8 timer om ugen.
• Ferieafholdelsesperioden er ferieåret plus de fire følgende måneder, altså fra 1. september til 31. december året efter. Det er her, ferien skal holdes.

De fire ekstra måneder betyder, at ferie optjent sidst i ferieåret stadig kan holdes hen over efteråret. En medarbejder, der starter 1. oktober, har 2,08 feriedage til rådighed allerede fra november.

Sådan var det ikke før. Under den gamle ferielov blev ferien optjent i kalenderåret og først holdt i ferieåret fra 1. maj til 30. april året efter. En nyansat, der begyndte i januar, kunne dermed vente op til 16 måneder på sin første betalte feriedag. Det var den ventetid, samtidighedsferien fjernede.

Der optjenes kun ferie i perioder, hvor du betaler løn. Er en medarbejder på barsel eller anden orlov uden løn, optjenes der ingen ferie. Ved sygdom uden fuld løn optjenes ferien i stedet som sygeferiegodtgørelse på 12,5 %, og først fra anden sygefraværsdag i hver sygeperiode.

Løn under ferie eller feriegodtgørelse: hvem får hvad

Ferieloven deler medarbejderne i to. Skillelinjen er ikke stillingsbetegnelsen, men ansættelsesvilkårene.

Løn under ferie. En medarbejder, der er ansat månedsvis eller for længere tid, og som har ret til fuld løn på søgnehelligdage og sygedage, får sin sædvanlige løn udbetalt, mens ferien holdes. Oveni kommer et ferietillæg på 1 % af lønnen. Det er modellen for langt de fleste funktionærer.

Feriegodtgørelse. Alle andre får feriegodtgørelse på 12,5 % af lønnen. Sådan er det typisk for timelønnede. Beløbet gøres op for hver lønperiode og udbetales, når ferien holdes.

Ferietillægget kan udbetales på to måder, og du vælger selv hvilken. Enten løbende, samtidig med at den tilsvarende ferie begynder, eller i to portioner: tillægget for perioden 1. september til 31. maj sammen med majlønnen, og resten sammen med augustlønnen. Vælg én model og hold fast i den.

En medarbejder på løn under ferie kan i øvrigt kræve feriegodtgørelse i stedet. Kravet skal fremsættes før ferieårets begyndelse, og godtgørelsen udgør så 12 % af lønnen.

Feriegodtgørelsen — og ferietillægget, der beregnes på samme måde — opgøres af ethvert indkomstskattepligtigt lønbeløb og af værdien af personalegoder, medarbejderen ikke råder over under ferien. Medarbejderens eget pensionsbidrag og AM-bidrag tæller med i grundlaget. Løn under ferie følger en anden regel: det er den sædvanlige og fast påregnelige løn på ferietidspunktet. Der beregnes derimod ikke feriepenge af feriepenge: hverken feriegodtgørelse, løn under ferie eller ferietillæg indgår i grundlaget.

FerieKonto eller egen administration

Feriegodtgørelse skal indberettes til indkomstregisteret og betales til FerieKonto. Fristen følger lønperioden, ikke kalendermåneden:

• Slutter lønperioden mellem den 1. og den 15. i en måned, skal du indberette inden udgangen af samme måned.
• Slutter den mellem den 16. og månedens udgang, skal du indberette senest den 15. i den følgende måned.
• Falder fristen på en weekend eller helligdag, rykkes den frem til den sidste bankdag inden.

Betalingen forfalder samtidig med indberetningen. Betaler du for sent, løber der renter på 1,5 % for hver påbegyndt måned regnet fra forfaldsdatoen.

Kan du så administrere feriepengene selv? Kun hvis der ligger en garantiordning bag. Kravet om indbetaling til FerieKonto kan fraviges ved en kollektiv overenskomst mod, at der stilles garanti for mindst ét års feriebetaling pr. medarbejder — og en garantigiver kan udvide ordningen til medarbejdere, der ikke er dækket af overenskomsten, mod skriftlig besked til den enkelte. I praksis sker det gennem en feriekasse på overenskomstdækkede områder. Er din virksomhed ikke omfattet af sådan en garantiordning, skal pengene til FerieKonto. Egen administration er altså ikke et frit valg, du kan træffe for at holde på likviditeten.

For medarbejdere på løn under ferie er der derimod ikke noget at indbetale undervejs. Du udbetaler lønnen, når ferien holdes, og pengene bliver stående i virksomheden indtil da. Det er rart for likviditeten og skidt for hukommelsen, for forpligtelsen er lige så reel, som hvis den var sendt af sted. Derfor hører den skyldige ferie med i bogføringen løbende og ikke først, når nogen beder om pengene.

Det er medarbejderen, der sætter udbetalingen i gang. Anmodningen sker via Feriepengeinfo på borger.dk, og beløbet skal udbetales senest ved den første lønkørsel efter anmodningen, dog tidligst en måned før ferien begynder.

Ferien skal også planlægges og varsles

Det er dig, der fastlægger, hvornår ferien holdes. Men det sker efter forhandling med medarbejderen, og du skal så vidt muligt imødekomme ønskerne, herunder ønsket om at holde hovedferie i barnets skolesommerferie.

• Medarbejderen har ret til at få mindst fire ugers optjent betalt ferie placeret i ferieåret.
• Mindst tre uger skal kunne holdes i sammenhæng som hovedferie, og hovedferien skal kunne ligge i perioden fra 1. maj til 30. september.
• Hovedferien skal varsles senest tre måneder før, den begynder. Øvrige feriedage senest en måned før.

Vil du flytte en ferie, der allerede er fastlagt, kræver det væsentlige og upåregnelige driftsmæssige hensyn, og du skal dække medarbejderens økonomiske tab ved ændringen. En ferie, der er begyndt, kan ikke afbrydes.

Fratrædelse: sådan gør du feriepengene op

Når en medarbejder fratræder, bliver al optjent ferie, der ikke er holdt, til feriegodtgørelse. Det gælder også dem, der ellers har haft løn under ferie, og der er ingen valgmulighed.

Fristen er kort. For en fratrådt medarbejder med ret til løn under ferie skal du indberette de optjente feriedage og feriegodtgørelsen senest den sidste bankdag i fratrædelsesmåneden. Betalingen forfalder samme dag, og det er også sidste rettidige betalingsdag. Den frist overrasker mange, fordi den bryder med rytmen i resten af lønindberetningen.

Har medarbejderen holdt ferie på forskud, som endnu ikke er optjent, må du modregne værdien i det, der stadig udestår i løn og feriebetaling.

Er restbeløbet meget lille, kan du klare det selv. Du må udbetale feriegodtgørelse direkte til medarbejderen ved fratræden, hvis beløbet er højst 2.500 kr. efter skat og AM-bidrag, og højst to gange for samme ferieår til samme medarbejder.

Ferie, der ikke blev holdt: overførsel og udbetaling

Fire ugers ferie skal holdes. For den femte uge er reglerne mere fleksible, og det er den, de fleste spørgsmål handler om.

• Aftalt overførsel. Du og medarbejderen kan aftale, at ferie ud over fire uger overføres til den næste ferieafholdelsesperiode. Aftalen skal være skriftlig og indgået senest 31. december i ferieafholdelsesperioden, og du skal give besked til FerieKonto eller den, der udbetaler ferien, senest samme dato. Overført ferie holdes før anden ferie i den nye periode.
• Overførsel ved feriehindring. Har medarbejderen været forhindret i at holde ferien, for eksempel på grund af sygdom eller barsel, overføres op til fire ugers betalt ferie. Her er fristen for din besked 31. januar efter ferieafholdelsesperiodens udløb.
• Udbetaling. Ferie ud over fire uger kan udbetales efter aftale, men først når ferieåret er slut, og efter ferieafholdelsesperiodens udløb skal den udbetales. Udbetalingen skal ske senest 31. marts efter periodens udløb, medmindre der er rimelig grund til at vente.

Små restbeløb ordner sig selv. Du udbetaler løn under ferie og ferietillæg for ikke afholdt ferie ud over fire uger, hvis beløbet er højst 5.000 kr. før skat og AM-bidrag. FerieKonto udbetaler uhævet feriegodtgørelse, hvis beløbet er højst 3.000 kr. efter skat og AM-bidrag.

Bliver ferien hverken holdt, overført eller udbetalt, tilfalder pengene Arbejdsmarkedets Feriefond. De går ikke tilbage til virksomheden, så det er ikke en besparelse at lade dem ligge.

Sådan holder du styr på det hele

Feriepenge er sjældent svære at forstå. De er svære at huske. Fristerne følger lønperioden i stedet for kalenderen, satsen afhænger af ansættelsesvilkåret, og de fleste fejl opstår, fordi en indberetning glider et par uger, eller fordi en fratrædelse falder skævt i måneden.

To ting løser det meste. Gør feriepengene op i samme rutine som lønnen, hver måned, så beløbet aldrig skal rekonstrueres bagud. Og hold den skyldige ferie synlig hele året, så den ikke først dukker op som en overraskelse, når årsregnskabet skal gøres op. Skyldig ferie er en forpligtelse, virksomheden allerede har påtaget sig, og den skal indregnes i balancen.

Vi laver lønkørsel for både enkeltmandsvirksomheder og selskaber, og feriepenge, indberetning og betaling til FerieKonto er en fast del af den. Du får en fast kontaktperson, der kender dine aftaler. Du kan se vores priser, inden du beslutter dig.