Momsfradrag: hvad kan du trække fra?

Du kan trække momsen fra på det, du køber ind til brug for din momspligtige omsætning. Det er hovedreglen, og den dækker langt det meste: varelager, husleje, software, kontorartikler, rådgivning. Bruger du købet til noget andet, til momsfrit salg eller til dig selv privat, falder fradraget helt eller delvist væk.

Moms er et regnestykke. Du lægger 25 % moms på dit salg, du fratrækker momsen på dine køb, og forskellen betaler du til Skattestyrelsen. Fradraget er derfor ikke en rabat, du får. Det er den moms, du allerede har betalt til dine leverandører, og som du får lov til at modregne.

Fejlene opstår tre steder: når et køb bruges til flere formål på én gang, når købet står på momslovens liste over udgifter med begrænset eller intet fradrag, og når bilaget ikke lever op til fakturakravene. Vi tager dem i den rækkefølge.

Hovedreglen: fradrag for det, der bruges til momspligtigt salg

Fuldt fradrag forudsætter, at købet udelukkende bruges til virksomhedens momspligtige leverancer. Sådan står det i momsloven, og ordet udelukkende skal tages bogstaveligt. Er en del af brugen momsfri eller privat, er du ovre i delvis fradragsret.

Har du momsfrit salg ved siden af, for eksempel undervisning, sundhedsydelser eller finansielle ydelser, giver den del af aktiviteten ikke momsfradrag. Til gengæld kan den udløse lønsumsafgift. Det er to forskellige regnestykker, og de skal kunne holdes adskilt i regnskabet.

Delvis fradragsret: når købet bruges til flere ting

Delvis fradragsret dækker over to forskellige situationer, og de regnes ud på hver sin måde.

Den første er blandet momspligtigt og momsfrit salg. Her fordeler du momsen efter omsætningen: den andel af omsætningen, der er momspligtig, er den andel af momsen, du kan trække fra. Det giver en fradragsprocent, du bruger på fællesudgifter som husleje, telefoni og administration.

Den anden er blandet erhvervsmæssig og privat brug. Her er der ingen omsætningsbrøk. Du skal lave et skøn over, hvor stor en del af brugen der reelt er erhvervsmæssig, og kun trække den del fra. Skønnet skal kunne begrundes, så skriv ned, hvad du har lagt til grund, mens du husker det.

Bygninger har deres egne regler. Opfører du en bygning med både erhvervslokaler og andre lokaler, fordeles momsen efter, hvor stor en del af byggeomkostningerne der falder på virksomhedens lokaler. Ved ombygning og vedligeholdelse, der ikke kan henføres til bestemte lokaler, fordeles der efter etageareal. Lokaler, der bruges som bolig for ejer eller personale, tæller aldrig med.

Uanset om det er en omsætningsfordeling, et skøn eller en bygning, er det bogføringen, der skal kunne vise fordelingen. Et samlet beløb uden opdeling er svært at forsvare bagefter.

Restaurant, repræsentation og hotel

Momsloven har en liste over indkøb, hvor fradraget er skåret væk, selvom udgiften er fuldt erhvervsmæssig. Underholdning, restaurationsydelser, repræsentation og gaver står på listen. Det samme gør kost og bolig til dig selv og dine ansatte.

Restaurantbesøg har dog en undtagelse: du kan trække 25 % af momsbeløbet fra, hvis udgiften er af strengt erhvervsmæssig karakter. Læg mærke til, at det er 25 % af momsen, ikke 25 % af regningen. På en regning på 1.000 kr. inklusive moms udgør momsen 200 kr., og fradraget bliver 50 kr.

Undtagelsen gælder kun egentlige restaurationsbesøg. Køb hos en cateringvirksomhed eller diner transportable tæller ikke, og frokosten i virksomhedens egen kantine gør det heller ikke. Er blot en del af arrangementet af privat karakter, bortfalder fradraget helt. Der bliver ikke delt op i en erhvervsmæssig og en privat andel.

Hotelovernatning er en anden sag. Begrænsningen på hotelmoms blev ophævet 1. januar 2015, og i dag er der fuldt fradrag for momsen af overnatningen, når rejsen er strengt erhvervsmæssig.

Her ligger til gengæld den fælde, der koster flest penge. Sælger hotellet overnatning inklusive morgenmad til én samlet pris, er der momsmæssigt tale om to selvstændige ydelser med hver sin fradragsret. Fakturaen skal derfor fordele beløbet mellem overnatning og morgenmad. Mangler fordelingen, eller er den forkert, kan du ikke fradrage nogen del af momsen på den faktura, hverken momsen af morgenmaden eller af overnatningen.

En sidste ting om repræsentation: momsreglerne og skattereglerne er to forskellige regelsæt. At en udgift kan trækkes fra skattemæssigt, siger ikke noget om momsen, og omvendt. Er du i tvivl, hører spørgsmålet hjemme under skatterådgivning og ikke under momsen alene.

Biler: hvide plader, gule plader og leasing

Personbiler på hvide plader

Der er intet momsfradrag ved anskaffelse og drift af en personbil, altså et køretøj indrettet til befordring af højst 9 personer. Det gælder, uanset hvor stor en del af kørslen der er erhvervsmæssig. Bilforhandlere, biludlejere og køreskoler er undtaget.

Leaser du en personbil i mere end 6 måneder i sammenhæng, kan du derimod fradrage momsen af leasingydelsen, dog højst 25 % af et særligt grundlag, der beregnes ud fra bilens registreringsafgift. Det kræver, at mindst 10 % af årets kørsel med bilen sker for den del af virksomheden, der har momsfradrag. Leasingselskabet skal give dig de oplysninger, der skal til for at beregne det månedlige fradrag, typisk direkte på fakturaen.

Varebiler med tilladt totalvægt op til 3 ton

Her er reglen todelt, og det er den opdeling, de fleste overser.

• Købet: momsen af selve anskaffelsen kan kun fradrages, hvis bilen udelukkende bruges i den momspligtige del af virksomheden. Bruger du den også privat, er fradraget for købet som udgangspunkt væk. Køber du et dagsbevis hos Skattestyrelsen for de dage, bilen bruges privat, tæller den fortsat som udelukkende brugt i virksomhedens momspligtige del, og fradraget for købet bevares.
• Driften: momsen af brændstof, reparation og vedligeholdelse kan fradrages fuldt ud, også selvom bilen kun delvist bruges erhvervsmæssigt. Det er en betingelse, at virksomhedens momspligtige leverancer overstiger registreringsgrænsen for moms.

Lejer du en varebil, der ikke udelukkende bruges erhvervsmæssigt, kan du fradrage momsen af driften og en tredjedel af momsen på lejen. Den samme betingelse om registreringsgrænsen gælder her.

Er varebilens tilladte totalvægt over 3 ton, gælder den særlige regel ikke. Så er det hovedreglen, der gælder, og fradraget følger den faktiske brug.

Telefon, internet og arbejdstøj

Betaler virksomheden for telefoner, der er placeret hos medarbejderne og bruges i virksomhedens tjeneste, kan du fradrage halvdelen af momsen. Det er en betingelse, at teleselskabets regninger er stilet til og betales af virksomheden, og fradraget kan ikke overstige momsen af den udgift, virksomheden faktisk har afholdt.

Bruger du din egen telefon og dit eget internet både til arbejde og privat, er du tilbage i skønnet. Fastsæt en fornuftig erhvervsmæssig andel, brug den konsekvent, og skriv ned hvorfor.

Arbejdstøj giver fradrag, når tøjet tilhører virksomheden og bruges af personalet, mens de arbejder for virksomheden. Uniformer, sikkerhedstøj og tøj, der bliver slidt eller snavset af arbejdet, er uproblematiske. Almindeligt tøj, som du lige så godt kan gå i privat, giver ikke fradrag. Bukser, skjorter, slips og pullovere kan dog tælle som uniform, hvis tre ting er opfyldt: tøjet er forsynet med virksomhedens navn eller logo, de ansatte må ikke bruge det uden for arbejdstid, og det skal leveres tilbage, når ansættelsen ophører.

Uden et gyldigt bilag er der intet fradrag

Et fradrag er ikke mere værd end den dokumentation, der ligger bag det. Du skal kunne fremlægge en faktura, en forenklet faktura eller et afregningsbilag. Kontoudtoget fra banken står ikke på listen, og kortkvitteringen fra terminalen gør det heller ikke.

Momsbekendtgørelsen stiller ni krav til en almindelig faktura. Den skal have en udstedelsesdato og et fortløbende nummer, den skal vise sælgerens cvr-nummer og navn og adresse på begge parter, den skal beskrive, hvad der er leveret og hvornår, og den skal vise beregningsgrundlaget med enhedspris og rabatter, momssatsen og momsbeløbet. Vi går dem igennem punkt for punkt i vores faglige artikler. For fradraget er pointen enkel: mangler et af kravene, er bilaget ikke i orden.

Ved mindre køb er kravene lempeligere. Leverer sælgeren for højst 3.000 kr. i det enkelte tilfælde, må der udstedes en forenklet faktura, og den behøver ikke at have dit navn på. Momsbeløbet kan angives ved at oplyse, at momsen udgør 20 % af beløbet. Bonen er stadig et gyldigt bilag.

Ligger købet over 3.000 kr., skal virksomhedens navn og adresse stå på fakturaen. Det er værd at bede om med det samme. Det er væsentligt nemmere end at få fakturaen rettet et halvt år senere.

Sådan holder du fradraget på plads

Tre vaner klarer det meste. Gem bilaget, når du får det, ikke ved kvartalets slutning. Bed om fakturaen i virksomhedens navn, hver gang beløbet er over 3.000 kr. Og skriv dit skøn ned den dag, du laver det.

Resten er systematik. Har du blandet momspligtigt og momsfrit salg, eller sidder du med en konkret udgift, du ikke kan placere, kan vi tage den med, når vi kører moms og lønsumsafgift for dig. Du kan se vores priser, inden du beslutter dig.

Satser og beløbsgrænser i momsreglerne kan blive ændret. Tjek den aktuelle sats hos Skattestyrelsen, hvis du sidder med et beløb tæt på en grænse.