Hvad skal en faktura indeholde?

En faktura skal som minimum indeholde ni oplysninger: udstedelsesdato, et fortløbende fakturanummer, dit registreringsnummer, dit og købers navn og adresse, mængden og arten af det leverede, leveringsdatoen, hvis den er en anden end fakturadatoen, momsgrundlaget med pris pr. enhed og eventuelle rabatter, den gældende momssats og selve momsbeløbet. Kravene står i momsbekendtgørelsens § 58 og er udgangspunktet for enhver faktura. Kapitlet har undtagelser — forenklet faktura, omvendt betalingspligt og salg til andre EU-lande — som vi tager nedenfor.

Selve pligten til at fakturere står i momslovens § 52 a: enhver afgiftspligtig person skal udstede en faktura til kunden ved levering af varer eller ydelser. Kræver du betaling, før leverancen er afsluttet, skal der udstedes en særskilt faktura for den del. Er dit salg fritaget for moms efter momslovens § 13, og er leveringsstedet her i landet, er du ikke omfattet af faktureringspligten. Du skal stadig kunne dokumentere omsætningen i bogføringen.

Det er ikke bare formalia. Din kunde skal kunne fremlægge fakturaen som dokumentation for sit momsfradrag. Mangler der oplysninger, ender det med, at du skal udstede en ny. Og forsømmer du faktureringspligten forsætligt eller groft uagtsomt, kan det straffes med bøde efter momslovens § 81.

De ni krav, punkt for punkt

Rækkefølgen bestemmer du selv, og layoutet er dit eget. Det er indholdet, der er reguleret.

1. Udstedelsesdato. Den dato, hvor fakturaen er skrevet. I daglig tale fakturadatoen.
2. Fortløbende nummer. Nummeret skal bygge på én eller flere serier og skal kunne identificere netop den faktura.
3. Dit registreringsnummer. Sælgers cvr- eller SE-nummer.
4. Navn og adresse. Både dine og købers. Købers cvr-nummer er ikke et krav på en almindelig dansk faktura. Ved salg til en momsregistreret virksomhed i et andet EU-land skal købers momsnummer derimod stå på fakturaen.
5. Mængden og arten. Hvor meget og hvad. Ved ydelser: omfanget og arten. En varelinje, hvor der bare står “konsulentbistand”, opfylder det ikke.
6. Leveringsdato. Kun hvis den er fastsat og forskellig fra fakturadatoen. Det gælder også datoen for et afdrag.
7. Momsgrundlaget. Pris pr. enhed uden moms samt eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis de ikke allerede er trukket fra enhedsprisen.
8. Den gældende momssats. I Danmark 25 % efter momslovens § 33.
9. Momsbeløbet. Det beløb, der skal betales i moms.

Det samlede beløb inklusive moms er ikke et selvstændigt punkt, men det følger af punkt 7 og 9, og ingen kunde betaler en faktura uden det. Sælger du både momspligtige og momsfrie leverancer på samme faktura, skal det fremgå, hvilke der er pålagt moms, og de skal stå for sig med deres egen sammentælling.

Forenklet faktura: hvornår du må nøjes med mindre

Er den enkelte leverance på højst 3.000 kr., må du udstede en forenklet faktura. Den skal indeholde fem oplysninger — seks, hvis den retter en tidligere faktura: udstedelsesdato, fortløbende nummer, dit registreringsnummer sammen med navn og adresse, mængden og arten af det leverede, og det samlede omsætningsbeløb med momsbeløbet.

Momsbeløbet må angives indirekte. Det er nok at skrive, at momsen udgør 20 % af det samlede beløb. Det er ikke en anden momssats, men de samme 25 % regnet af beløbet inklusive moms.

Sælger du udelukkende eller overvejende til private, skal du bruge den forenklede faktura — eller et kasseapparat eller et andet salgsregistreringssystem, hvor kassebonen skal have de samme oplysninger, dog uden fortløbende nummer, og hvor du kan vælge mellem virksomhedens navn og dens registreringsnummer. Er kunden alligevel en momsregistreret virksomhed, kan den bede om en fuld faktura, og så skal du udstede den.

Nogle leverancer kræver altid en fuld faktura, uanset beløbet. Det gælder ydelser til en privat forbruger, når fakturabeløbet inklusive moms er 5.000 kr. eller derover, arbejde i hjemmet omfattet af håndværkerfradraget efter ligningslovens § 8 V, alt salg til andre EU-lande med omvendt betalingspligt eller momsfritagelse, fjernsalg til andre EU-lande, hvis du ikke bruger EU-ordningen, og levering af nye transportmidler til andre EU-lande.

Fortløbende nummer, og hvorfor huller er et problem

Nummeret skal være fortløbende og bygge på én eller flere serier. Du må gerne køre flere serier ved siden af hinanden, for eksempel én pr. afdeling, så længe hver serie løber uden spring.

Nummeret er et krav i momsbekendtgørelsens § 58, stk. 1, nr. 2, fordi det identificerer den enkelte faktura. Det arbejder sammen med bogføringsloven, som kræver et transaktionsspor, så registreringerne kan følges til regnskabet og opløses i de enkeltposteringer, de er sat sammen af, og et kontrolspor, så hver registrering kan dokumenteres med et bilag, der rent faktisk kan findes.

Derfor er et hul i serien oplagt at spørge ind til. Faktura 1041 og 1043 findes, 1042 gør ikke. Der er ofte en uskyldig forklaring, men den skal kunne gives flere år efter, hvor ingen længere husker den. Den nemme måde at undgå diskussionen på er ikke at slette fakturaer. Har du sendt en forkert faktura, retter du den med en kreditnota. Du fjerner ikke nummeret.

To ting mere skal besluttes én gang for alle. Nulstiller du nummeret ved årsskiftet, skal det være en bevidst opdeling i serier, for eksempel 2026-001, og ikke bare et tal, der begynder forfra. Og skifter du fakturasystem midt i året, skal du beslutte, hvor nummereringen fortsætter, inden den første faktura sendes fra systemet.

Kreditnota: sådan retter du en faktura, der allerede er sendt

Bliver varer returneret, efter at fakturaen er udstedt, skal du udstede en kreditnota. Det samme gælder, hvis du giver afslag i prisen bagefter. Går det den anden vej, og skal kunden efterbetale, udsteder du en ny faktura på efterbetalingen. Det står i momslovens § 52 a, stk. 5.

Du bestemmer ikke selv, hvad der skal stå på en kreditnota. Ethvert dokument, der specifikt og utvetydigt ændrer eller henviser til den oprindelige faktura, sidestilles med en faktura. Den må gerne udstedes som en forenklet faktura, uanset beløbet, men den skal så ud over de fem oplysninger henvise specifikt og utvetydigt til den faktura, den retter, og til de oplysninger, der ændres. Den får også sit eget fortløbende nummer i din serie.

På købssiden har kreditnotaen en konsekvens, der let bliver overset. Modtager du en kreditnota fra en dansk leverandør for returvarer eller prisafslag, skal din konto for indgående moms reduceres med momsen på den. Det gælder også bonus, kasserabatter og andre betingede rabatter, der først bliver effektive efter leveringen. Det sker ikke af sig selv, hvis kreditnotaen bare bliver arkiveret.

Omvendt betalingspligt og salg uden moms

Er der omvendt betalingspligt, udsteder du fakturaen efter de samme regler, men uden momssats og momsbeløb. Til gengæld skal det fremgå, at det er køberen, der skal afregne momsen. Påtegningen omvendt betalingspligt, køber afregner momsen er nok, og den engelske reverse charge, buyer settles the VAT gør det samme. Kravet om påtegning gælder både ved indenlandsk omvendt betalingspligt og ved salg til virksomheder i andre EU-lande.

Sælger du til en momsregistreret virksomhed i et andet EU-land, skal købers momsnummer også stå på fakturaen. Er leverancen i stedet momsfritaget, fordi køberen skal betale erhvervelsesmoms i sit eget land, skal det fremgå, at den er momsfritaget. En tydelig påtegning som momsfritaget, 0-sats eller zero-rated er nok, og købers momsnummer skal med.

Og så er der den fejl, der koster penge med det samme. Er du ikke momsregistreret, eller sælger du noget, der ikke er momspligtigt, må du ikke anføre et momsbeløb på fakturaen eller på anden måde antyde, at beløbet indeholder moms. Gør du det alligevel, skal beløbet betales til Skattestyrelsen, selv om du aldrig skulle have opkrævet det. Du kan undgå indbetalingen, hvis du berigtiger fejlen over for kunden. Grænsen for, hvornår du skal momsregistreres, er 50.000 kr. i afgiftspligtige leverancer i et kalenderår.

Opbevaring: fem år, og hvad det dækker

Fakturaer skal opbevares i fem år efter udgangen af det regnskabsår, de vedrører. Det gælder både dem, du har sendt, og dem, du har modtaget, og kravet står både i momsbekendtgørelsen og i bogføringsloven.

Der er to afvigelser, som er værd at kende:

• Køber du fast ejendom eller laver til- og ombygningsarbejde, der bruges i den registrerede virksomhed, skal regnskabsmaterialet gemmes i ti år — regnet fra anskaffelsen eller fra arbejdet, ikke fra udgangen af regnskabsåret.
• Detailhandel skal kun opbevare kassestrimler og tilsvarende interne bilag i ét år fra underskrivelsen af årsregnskabet.

Papir eller elektronisk er dit valg, uanset hvordan fakturaen kom ind. Men fra udstedelsen til opbevaringsperiodens udløb skal du kunne sikre tre ting: at afsenderen er den, der står på fakturaen, at indholdet ikke er ændret, og at den kan læses. En pdf i et bogføringssystem klarer det. Bilag, der kun ligger i mailboksen eller på telefonen, gør det ikke.

Det er også her, fakturaen og momsen mødes: du skal kunne fremlægge fakturaerne som dokumentation for din købsmoms, så et momsfradrag uden et bilag, der lever op til kravene ovenfor, står svagt. Løbende bogføring, hvor fakturaen bliver bogført og gemt samme sted, er den eneste måde, der ikke ender som en oprydningsopgave.

Sådan får du styr på dine fakturaer

Læg kravene ind i skabelonen én gang i stedet for at tage stilling fra faktura til faktura. Programmerne har felterne, men de udfylder dem ikke for dig: leveringsdatoen bliver sat lig med fakturadatoen, varelinjen bliver skrevet for kort, og påtegningen ved omvendt betalingspligt skal lægges ind manuelt.

Tag tre af dine seneste fakturaer og hold dem op mod listen. Mangler der noget, mangler det formentlig på dem alle sammen, og så er det billigere at rette skabelonen nu end at rekonstruere et års fakturaer bagud.

Vil du hellere have det væk fra skrivebordet, kan vi overtage bogføringen og køre moms og lønsumsafgift, så bilagene ligger, hvor de skal, og indberetningerne stemmer med regnskabet. Du får en fast kontaktperson, og du kan se vores priser, inden du beslutter dig.