Bogføringsloven: kravene til digital bogføring

Bogføringsloven kræver, at du bogfører digitalt. I praksis betyder det, at alle virksomhedens transaktioner skal registreres i et digitalt bogføringssystem, og at bilagene for dine køb og salg skal opbevares i det samme system. Systemet skal understøtte løbende registrering og opbevaring i fem år, leve op til anerkendte standarder for it-sikkerhed med automatisk sikkerhedskopiering og kunne sende og modtage e-fakturaer.

Om kravet allerede gælder for dig, afhænger af to ting: om du har pligt til at aflægge årsrapport, og hvad du omsætter for. Virksomheder med pligt til at aflægge årsrapport har været omfattet siden det første regnskabsår, der begyndte 1. juli 2024 eller senere. Bruger virksomheden et bogføringssystem, der ikke er registreret, gælder kravet fra 1. januar 2025. Enkeltmandsvirksomheder, foreninger og andre uden årsrapportpligt kom med fra det første regnskabsår, der begynder 1. januar 2026 eller senere, hvis nettoomsætningen har oversteget 300.000 kr. i to indkomstår i træk.

Ved siden af systemkravet står et krav, mange overser: en skriftlig beskrivelse af, hvordan der bogføres i virksomheden, og hvem der har ansvaret. Den skal du have, uanset hvilket system du bruger.

Hvad loven kræver af selve systemet

Bogføringslovens § 15 stiller tre krav til et digitalt bogføringssystem. De gælder både for de systemer, der sælges bredt på det danske marked, og for systemer, en virksomhed har fået specialudviklet.

• Løbende registrering og opbevaring. Systemet skal understøtte, at transaktionerne registreres løbende med angivelse af bilag for hver registrering, og at registreringer og bilag opbevares betryggende i fem år.
• It-sikkerhed og sikkerhedskopiering. Systemet skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder bruger- og adgangsstyring, og tage automatisk sikkerhedskopi af registreringer og bilag.
• Automatisering. Systemet skal understøtte automatisering af administrative processer, blandt andet automatisk afsendelse og modtagelse af e-fakturaer.

Oven på systemkravene ligger selve pligten til at bruge systemet. Du skal registrere transaktionerne i det, og du skal opbevare de bilag, der dokumenterer dem, i det. Det er altså ikke nok, at bogføringen er digital, hvis bilagene ligger i et ringbind eller i din mailboks.

Hvornår er din virksomhed omfattet?

Kravet er indfaset i etaper, og etaperne følger selskabsform og omsætning. Find din gruppe herunder.

Virksomheder med pligt til at aflægge årsrapport

Har du et ApS, et A/S, et P/S eller en anden virksomhed, der skal aflægge årsrapport efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, har kravet gældt fra det første regnskabsår, der begyndte:

• 1. juli 2024 eller senere, hvis du bruger et registreret standardsystem.
• 1. januar 2025 eller senere, hvis du bruger et bogføringssystem, der ikke er registreret.

For langt de fleste selskaber er den frist for længst passeret. Er du i tvivl om, hvad der gælder for dit regnskabsår, er det din egen regnskabsperiode, der afgør det, ikke kalenderåret.

Virksomheder uden årsrapportpligt

Driver du en enkeltmandsvirksomhed, et interessentskab, hvor alle deltagerne er fysiske personer, eller en forening uden pligt til at aflægge årsrapport, er du omfattet, hvis nettoomsætningen har oversteget 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår. Kravet gælder for det første regnskabsår, der begynder 1. januar 2026 eller senere.

De mindste virksomheder

Ligger du under 300.000 kr. i omsætning og ikke skal aflægge årsrapport, er du ikke omfattet af kravet om et digitalt system. Bogføringspligten gælder stadig: transaktionerne skal registreres nøjagtigt og snarest muligt, bilagene skal gemmes i fem år, og afstemningerne skal laves. Kravet er bare ikke, at det sker i en bestemt type system.

Hvad er et registreret bogføringssystem?

Et registreret bogføringssystem er et digitalt bogføringssystem, som Erhvervsstyrelsen har kontrolleret og optaget i sin offentlige fortegnelse. Udbydere af standardsystemer har pligt til at anmelde deres system, inden det markedsføres i Danmark, og til løbende at holde det opdateret efter kravene, også når systemet ændres.

Fordelen for dig er enkel: bruger du et system fra fortegnelsen, er det udbyderens ansvar, at systemet lever op til lovens krav. Du skal ikke selv dokumentere sikkerhedskopiering, e-fakturaformater eller adgangsstyring. Fortegnelsen ligger frit tilgængelig på Erhvervsstyrelsens hjemmeside og bliver opdateret løbende.

Skal du aflægge årsrapport, hænger de to ting sammen: du skal indberette navn og cvr-nummer på udbyderen af det system, du har brugt i regnskabsåret, når du indsender årsrapporten. Bruger du et system, der ikke er registreret, skal du i stedet oplyse hvilket system det er, og hvem der opbevarer sikkerhedskopien, hvis den ligger hos en tredjepart. Oplysningerne bliver ikke offentliggjort, men de bliver registreret.

Bruger du et system, der ikke er registreret?

Så er ansvaret dit. Loven skelner skarpt: for registrerede systemer hæfter udbyderen for kravene. For alle andre systemer er det virksomheden selv. Det gælder specialudviklede systemer, udenlandske systemer, der ikke markedsføres her i landet, og gamle systemer, som udbyderen ikke længere vedligeholder.

Det gælder også en kombination, der er nemmere at havne i, end de fleste tror: bruger du et registreret system sammen med en tredjepartsapplikation, og lader du bilagene blive liggende i applikationen i stedet for at overføre dem, bliver den samlede løsning behandlet som et ikke-registreret system. Så skal du selv sikre, at applikationen lever op til kravene.

Reglerne står i en selvstændig bekendtgørelse. De vigtigste af dem er:

• Systemet skal have felter til transaktionsdato, beløb, bilagsnummer, transaktionstekst og valutakurs, hvis der bogføres i andet end kroner.
• Hver bogført transaktion skal have en registreringsdato, et fortløbende transaktionsnummer og initialer på den, der har bogført den.
• Ændringer skal gemmes. Fejlposteringer rettes med nye posteringer, og brugerne må ikke kunne ændre, tilbagedatere eller slette bogførte transaktioner.
• Der skal tages fuld sikkerhedskopi mindst én gang om ugen, medmindre der ikke er bogført noget siden sidst.
• Sikkerhedskopien skal ligge hos en ikke nærtstående part på en server i et EU- eller EØS-land.
• Systemet skal kunne sende og modtage e-fakturaer og kreditnotaer i både OIOUBL og Peppol BIS, kunne generere en SAF-T-fil og understøtte afstemning mod bankkontoen med tydelig markering af differencer.

Overtrædelse straffes med bøde. Derfor er det værd at tage bevidst stilling: enten vælger du et system fra fortegnelsen, eller også skal nogen kunne dokumentere, at din egen løsning klarer listen ovenfor.

Bogføringsbeskrivelsen er et krav for sig

Bogføringsbeskrivelsen bliver ofte glemt, fordi den ikke handler om software. Den er et skriftligt dokument, og den har været et krav siden 1. juli 2022 for alle, der skal aflægge årsrapport eller omsætter for mere end 300.000 kr. i to indkomstår i træk. Den skal indeholde tre ting:

1. En beskrivelse af, hvordan du sikrer, at alle virksomhedens transaktioner bliver registreret løbende.
2. En beskrivelse af, hvordan du sikrer, at regnskabsmaterialet opbevares betryggende.
3. En beskrivelse af, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for de to ting.

Beskrivelsen skal stå mål med virksomhedens størrelse og antallet af transaktioner. En enkeltmandsvirksomhed med et par hundrede bilag om året kan nøjes med en side. Den er selv en del af regnskabsmaterialet og skal derfor gemmes i fem år ligesom resten.

Bilag, opbevaring og afstemning i praksis

Er du omfattet af kravet om digital bogføring, skal bilag for køb og salg opbevares i bogføringssystemet, og bilaget skal som minimum vise udstedelsesdato, leverancens art, beløb, afsender og modtager med navn, adresse og cvr-nummer, momsbeløbets størrelse og betalingsoplysninger. Kassestrimler fra et salgsregistreringssystem er undtaget, og det samme er rent fysiske bilag fra handel uden for landets grænser.

Regnskabsmateriale skal opbevares betryggende i fem år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. Detailhandlens kassestrimler og tilsvarende interne bilag er dog undtaget fra femårsfristen. Afstemningerne har deres egen frist: de skal være lavet senest den dag, fristen for de lovpligtige indberetninger og angivelser udløber. Det er den regel, der binder momsindberetning og løbende bogføring sammen i praksis, og den er også forudsætningen for, at dit årsregnskab hviler på et opdateret grundlag.

Sådan kommer du på plads

Tjek først, hvilken gruppe du hører til, og hvornår dit regnskabsår begyndte. Slå derefter dit nuværende system op i Erhvervsstyrelsens fortegnelse. Står det på listen, mangler du typisk kun to ting: at bilagene faktisk ligger i systemet og ikke i mailboksen, og at bogføringsbeskrivelsen er skrevet. Står det ikke på listen, skal du enten skifte system eller kunne dokumentere, at det opfylder kravene selv.

Vil du hellere have det hele ud af hænderne, kan vi overtage bogføringen. Du får en fast kontaktperson, der kender din virksomhed, og du kan se vores priser, før du beslutter dig.